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Nottingham City Council.
Scopri come Condeco ha collaborato con il consiglio comunale di Nottingham al consolidamento di sei edifici separati in un unico spazio di lavoro efficiente, con un risparmio di 3,9 milioni di sterline.
Il consiglio comunale di Nottingham è l’autorità amministrativa locale non metropolitana per l’area di Nottingham, in Nottinghamshire nel Regno Unito, e impiega circa 2.300 dipendenti.
Sfida
Il consiglio comunale di Nottingham operava su 25.600 m2 di uffici con 2.300 dipendenti distribuiti in sei diverse sedi. Essendo questi risorse fondamentali per l’ente, era necessario apportare le modifiche senza intralciare i servizi offerti al pubblico.
Durante uno studio iniziale sono state individuate varie aree problematiche da migliorare. Le due principali erano l’utilizzo delle postazioni di lavoro, che non superava mai la metà di quelle disponibili, e il tasso di occupazione delle sale per le riunioni formali, che erano vuote il 40% del tempo. Le postazioni di lavoro non dovevano più essere assegnate come “diritto acquisito”, ma allocate in base alle esigenze e alle mansioni. Lo studio indicava che era possibile ridurre il rapporto tra postazioni di lavoro e occupanti dal 100% al 70%, ovvero 7 postazioni ogni 10 persone.
A tal fine era necessario convincere il personale ad adottare i nuovi principi di una nuova cultura del lavoro. Il trasloco in un nuovo edificio appena acquistato nel centro cittadino era il catalizzatore perfetto per introdurre questi cambiamenti. Era anche l’occasione di offrire a tutti una comoda accoglienza in 17.600 m2, con una riduzione complessiva degli spazi occupati di 1/3.
“Condeco ci ha aiutato a gestire l’ambiente di lavoro in modo da ottimizzare le attività e garantire tutti i risparmi pianificati.”
— Geoffrey Hibbert, Responsabile delle strategie immobiliari e di gestione dell’ambiente di lavoro, Consiglio comunale di Nottingham
Soluzione
Il trasloco è stato capeggiato dal team addetto alle strategie di gestione dell’ambiente di lavoro del consiglio comunale di Nottingham. Dopo attente valutazioni di svariate soluzioni per la gestione degli spazi di lavoro, il team è giunto alla conclusione che i software per la prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni di Condeco erano ideali per gestire le 100 sale riunioni, le 1.930 postazioni di lavoro, i 190 posti di parcheggio auto e i visitatori presso la loro nuova sede centrale.
Condeco ha messo a disposizioni una planimetria grafica per la prenotazione delle postazioni di lavoro, consentendo ai dipendenti di effettuare ricerche in base a diversi criteri, come la posizione fisica, le caratteristiche della postazione di lavoro e le esigenze di utilizzo. Il software per la prenotazione delle sale riunioni ha consentito a un team di prenotazioni delle risorse dedicato di gestire gruppi di sale. Anche i visitatori ora potevano essere gestiti in modo più efficiente, con registrazione automatica alla reception e la preparazione dei permessi in anticipo. Mediante un sistema di reportistica è stata resa disponibile un’intera gamma di rapporti utili per la gestione, tra cui utilizzo degli spazi e costi delle risorse, che consentiranno al consiglio comunale di Nottingham di tenere sotto controllo i propri spazi.
Prodotti utilizzati
Software per la prenotazione delle sale riunioni
Soluzione per la prenotazione delle postazioni di lavoro
Risultati
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postazioni di lavoro gestite mediante il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco0
sale riunioni gestite dal software per la prenotazione delle sale riunioni e dotate di appositi touchscreen0
dipendenti a Londra, per un totale di 34.500 dipendenti in tutto il mondo
100 sale riunioni gestite dal software per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco
1.930 postazioni di lavoro gestite mediante il software per la prenotazione delle postazioni di lavoro di Condeco
3,9 milioni di sterline di risparmi all’anno, grazie a trasloco e consolidamento
Nottingham City Council Caso di studio
Il Consiglio comunale di Nottingham abbraccia un ufficio collegato per ottimizzare il proprio spazio e migliorare l’efficienza del posto di lavoro.