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BNP Paribas.

Scopri come il software per le prenotazione delle sale riunioni di Condeco ha aiutato BNP Paribas Real Estate a ridurre il numero di mancati utilizzi delle sale riunioni a seguito di una prenotazione e a introdurre una procedura di prenotazione delle sale riunioni facilitata per il personale.

BNP Paribas Real Estate, una divisione specializzata del gruppo di servizi finanziari BNP Paribas, offre soluzioni personalizzate o integrate, sia su scala locale che internazionale. Classificata tra i leader del proprio mercato, BNP Paribas Real Estate è presente in 38 paesi, può contare su 3700 effettivi e su un fatturato annuo di 716 milioni di Euro.

Sfida

BNP Paribas Real Estate voleva poter prenotare le sale riunioni direttamente da Microsoft Outlook, per evitare che si ripetessero i casi di sale lasciate vuote dopo una prenotazione. Stavano già utilizzando un sistema per la prenotazione delle sale riunioni separato, che richiedeva ai dipendenti di utilizzare il sistema di e-mail per organizzare una riunione e invitare i partecipanti, per poi accedere all’applicazione di prenotazione della sala riunioni per prenotarla. Questa procedura creava però problemi, poiché molti dimenticavano di prenotare sia la riunione che la sala oppure dimenticavano di aggiornare le modifiche alle prenotazioni su entrambe le piattaforme, portando a confusione e sale inutilizzate.

BNP Paribas Real Estate UK aveva quindi bisogno di un sistema integrabile con Microsoft Outlook e abbastanza scalabile da coprire tutti gli otto uffici, per un totale di venti sale riunioni.

“Il nuovo sistema offre esattamente quello che vogliamo ed è così facile da usare che riceviamo raramente richieste di assistenza.”

— Anthony Shama, Direttore dello sviluppo software, BNP Paribas

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Soluzione

Il software per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco è stato installato presso gli otto uffici di BNP Paribas Real Estate UK. L’implementazione è stata rapida e semplice. Condeco ha fornito la poca formazione necessaria agli amministratori, che hanno trovato il nuovo software intuitivo e facile da usare. Solo poche persone all’interno dell’organizzazione possono accedere all’applicazione Web Condeco, poiché BNP Paribas Real Estate preferisce che gli utenti prenotino le riunioni solo mediante MS Outlook, utilizzando il componente aggiuntivo per Outlook di Condeco.

I dipendenti hanno apprezzato la facilità con cui è possibile prenotare una riunione, che quasi sempre non richiede di accedere a nessun’altra pagina. Se per la riunione sono richieste apparecchiature aggiuntive, possono richiederle utilizzando lo stesso modulo di prenotazione. È anche possibile scegliere di ricevere notifiche sulle riunioni prenotate via e-mail, come promemoria della data e avviso del completamento dell’installazione delle apparecchiature richieste.