Indietro ai Clienti e casi di studio di Condeco

Ricoh.

Condeco ha aiutato Ricoh a dimostrare che la sede sua sede di Bristol, nel Regno Unito, poteva essere sfruttata in modo più efficiente, grazie alla soluzione di Condeco che ha consentito di ridurre gli spazi del 50%.

Ricoh è un’azienda tecnologica globale specializzata in apparecchiature per uffici per l’acquisizione di immagini, soluzioni per la stampa professionale, sistemi di gestione dei documenti e servizi informatici.

Sfida

Ricoh voleva trasformare i propri spazi di lavoro e ha colto l’occasione quando scadeva il contratto di affitto degli uffici di Bristol per rivalutare l’edificio attuale e gli spazi occupati. Ricoh aveva utilizzato quell’edificio per molti anni con risultati soddisfacenti, ma non corrispondeva più alla visione di innovazione, collaborazione o mobilità del personale dell’azienda.

Per sfruttare al meglio gli spazi e creare un ambiente di lavoro allineato con la loro visione, Ricoh aveva bisogno di dati su cui basare la pianificazione dei nuovi uffici e riconfigurarli nel modo più efficiente possibile, in modo da incrementare la produttività e semplificare la gestione.

L’utilizzo dell’edificio è stato monitorato a diverse ore del giorno, mediante un campionamento casuale. La cifra ottenuta è stata confrontata con il numero di persone registrate presso il personale e il reparto IT, per definire un tasso di utilizzo medio. Le informazioni raccolte durante questa fase di studio non si sono dimostrate sufficientemente affidabili da convincere la dirigenza della necessità di un trasloco. Era quindi necessario uno studio più approfondito.

“Volevamo trasformare gli spazi di lavoro in aree collaborative efficienti in termini di costi, in grado di promuovere l’innovazione. Le soluzioni di Condeco ci hanno consentito di supportare le nostre decisioni con dati chiave e statistiche pertinenti.”

— Derek Bray, Capo della gestione degli immobili e delle strutture, Ricoh

Screen

Soluzione

Ricoh ha deciso di utilizzare i sensori di occupazione degli spazi di lavoro di Condeco come soluzione. Lo studio condotto mediante i sensori di Condeco ha consentito a Ricoh di rilevare con maggior precisione l’utilizzo di tutte le sale riunioni e postazioni di lavoro presenti nell’edificio.

I sensori di Condeco sono stati collocati in tutte le sale riunioni, per misurare l’utilizzo e l’occupazione di ciascuna sala. È stato posizionato un sensore anche sotto tutte le postazioni di lavoro, per capire come l’ufficio veniva utilizzato quotidianamente. I sensori hanno raccolto i dati una volta al minuto, presentando un quadro molto più preciso di come i dipendenti di Ricoh utilizzano gli spazi degli uffici.

I risultati ottenuti con i dati raccolti dai sensori sono stati pubblicati sul portale online Condeco Sense, per offrire a Ricoh una semplice visualizzazione delle statistiche su ciascuna sala riunioni e postazione di lavoro per giorno, settimana o mese.

I dati relativi alle sale riunioni hanno mostrato che, in media, queste venivano utilizzate solo per il 39% del tempo. L’azienda ha inoltre scoperto che la sala più grande, in grado di ospitare fino a 10 partecipanti, era in genere occupata da non più di tre persone. Spesso una sola persona occupava la sala per l’intera giornata, utilizzandola come ufficio, indicando che il nuovo spazio di lavoro richiedeva una maggiore varietà di piccole aree di lavoro private.

Anche i dati relativi alle postazioni di lavoro raccolti da Condeco indicavano un basso tasso di utilizzo, inferiore al 30%, che nei periodi di maggiore attività non superava comunque il 51%. I dati rivelavano anche che il 58% delle postazioni di lavoro di Ricoh veniva utilizzato per meno del 20% del tempo. Anche questi dati evidenziavano la necessità da parte di Ricoh di trasformare gli uffici, per garantire un uso più efficiente degli spazi.