Software per la prenotazione delle sale riunioni.
Con il nostro software di prenotazione delle sale riunioni di grande prestigio ricco di funzionalità potrai gestire tutte le tue sale riunioni utilizzando una sola soluzione cloud scalabile.
Rimuovi tutte le complessità e le difficoltà associate alla pianificazione dell’utilizzo delle sale riunioni
Il sistema per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco aiuta a sfruttare al meglio gli spazi delle sale riunioni, ridurre i tempi amministrativi e adottare processi di prenotazione più intelligenti nell’ambiente di lavoro. La cloud-based solution nostra soluzione basata sul cloud ti consente di pianificare e gestire le sale riunioni, i visitatori , il catering, i servizi e le videoconferenze in un solo sistema scalabile globalmente.
Semplice gestione delle prenotazioni e dei servizi
Grazie a Condeco diventa semplice gestire e monitorare anche le prenotazioni più complesse, sia per gli utenti che per il personale di accoglienza, anche se si trovano in sedi e fusi orari diversi.
Prenotazione dal
calendario di Outlook
È possibile prenotare sale riunioni, servizi, visitatori e videoconferenze in pochi clic. Qualsiasi cosa tu abbia bisogno per una riunione, la potrai prenotare mediante il calendario di Outlook.
Gestione delle
riunioni ovunque
La nostra app intuitiva per dispositivi mobili ti consente di trovare sale riunioni, gestire le prenotazioni ed estendere la durata di una riunione ovunque ti trovi.
Un’esperienza piacevole
per i visitatori
Grazie all’integrazione nella nostra piattaforma della gestione dei visitatori, gli addetti alla reception sapranno sempre chi sta per arrivare, rendendo l’accoglienza un’esperienza semplice e piacevole sia per i visitatori che per il personale.
Comunicazioni
integrate
È possibile integrare Skype for Business aggiungendo automaticamente riunioni Skype alle prenotazioni delle sale riunioni o scegliere altri sistemi di videoconferenza per assicurare esperienze semplici e piacevoli.
Informazioni dettagliate sull’utilizzo
degli spazi di lavoro
I rapporti dettagliati sull’utilizzo degli spazi e delle risorse forniscono una chiara panoramica che consente di prendere le decisioni migliori per gestire nel modo più efficace spazi e costi.
Semplice gestione delle riunioni e dei servizi
Condeco offre funzionalità integrate per la prenotazione di sale riunioni, catering, risorse audio-video e altre attrezzature e forniture, con una chiara visione delle prenotazioni e della disponibilità. E se i dettagli di una riunione cambiano, tutte le informazioni vengono subito aggiornate di conseguenza e le persone interessante vengono avvisate.
Procedura di prenotazione
Scelta tra prenotazioni effettuabili da soli o gestite
Le opzioni di prenotazione delle sale riunioni sono tre: prenotazione diretta da parte degli utenti (self service), richiesta di prenotazione specifica inviata dagli utenti (gestita) o richiesta di una sala riunioni assegnata in base alla disponibilità (alla cieca). Le richieste possono essere gestiti in modo efficiente mediante una visualizzazione delle sale riunioni a elenco o a griglia.
Griglia di prenotazione
Tutto in vista
La nostra griglia di prenotazione standard ti permette di monitorare tutti gli aspetti delle riunioni. Nella griglia sono riportati lo stato della sala riunioni, le prenotazioni e la pianificazione di tutti gli eventuali servizi associati, ad esempio il catering.
Cambiamenti eamp; gestione
Creazione, scambio, estensione e quanto altro
Spesso le esigenze cambiano all’ultimo minuto. Con Condeco è possibile creare facilmente nuove prenotazioni, cambiare sala riunioni, estendere la durata di una riunione in corso o scambiare prenotazioni, in modo che tutti si trovino dove devono.
Sedi eamp; fusi orari
Collaborazione in sedi e fusi orari diversi
La nostra griglia avanzate offre una panoramica di tutte le sedi e i fusi orari ed è ideale per gestire videoconferenze.
Fornitori eamp; servizi
Gestione di fornitori e servizi
Il dashboard dei fornitori permette una gestione efficiente delle richieste di servizio a chi gestisce i fornitori dei servizi. Il personale di accoglienza può vedere chiaramente la pianificazione e lo stato dei servizi nella griglia di prenotazione delle sale riunioni.
Ricerca eamp; prenotazione
Basta un tocco per trovare una sala riunioni
Puoi trovare rapidamente la sala riunioni giusta per la tua riunione in base alla posizione, alla dimensione e alle caratteristiche desiderate. I risultati possono essere visualizzati sotto forma di elenco o calendario, per trovare rapidamente una sala riunioni anche quando sono molto occupate.
Informazioni sulle sale riunioni
Dettagli e immagini delle sale riunioni
Puoi accedere a una descrizione dettagliata di ogni sala riunioni, con foto e planimetrie, in modo da scegliere quella più adatta alle tue esigenze.
Prenotazione, cancellazione o estensione
Per modificare una prenotazione bastano pochi tocchi
Cambiamenti dell’ultimo minuto per una riunione? Nessun problema. L’app mostra tutte le prossime prenotazioni, sotto forma di calendario o elenco, e consente di modificare una prenotazione oppure prenotare, annullare o estendere una riunione direttamente dal telefono.
Sale riunioni preferite
Verifica della disponibilità delle sale riunioni preferite
Aggiungendo le tue sale riunioni preferite a un elenco potrai verificare in un attimo se sono disponibili.
Integrazione di sistemi di orientamento
Indicazioni per raggiungere le sale riunioni
Puoi aggiungere un collegamento al tuo sistema di orientamento preferito per capire come arrivare alla sala riunioni. Condeco mette a disposizione un URL o URI per il punto di interesse.
Ricerca
Trovare la sala riunioni giusta con pochi clic
Puoi cercare una sala riunioni direttamente dal tuo appuntamento in Outlook, semplicemente aprendo il componente aggiuntivo, effettuando la ricerca e scegliendo una sala riunioni dall’elenco. Per ogni sala riunioni sono riportati dettagli e caratteristiche, in modo che tu possa scegliere esattamente quello di cui hai bisogno.
Visualizzazione a griglia
Per una panoramica più ampia con tutte le sedi e i fusi orari
In questa visualizzazione è visibile la disponibilità di tutte le sale riunioni, anche in sedi e fusi orari diversi. Puoi configurare la griglia in modo da includere solo certe sedi e puoi anche salvare più visualizzazioni, per velocizzare le tue prenotazioni future.
Servizi eamp; visitatori
Prenotazione di tutto il necessario in una volta
Nel modulo di prenotazione puoi aggiungere visitatori, servizi e videoconferenze. Puoi anche prenotare più sale riunioni alla volta, ad esempio per un evento o una videoconferenza.
Spostamenti eamp; cambiamenti
Aggiornamento automatico
Se modifichi una riunione, il sistema verifica automaticamente se la sala riunioni è ancora libera e sposta la tua prenotazione. Grazie alla gestione automatica dei cambiamenti, i fornitori dei servizi e il personale di accoglienza disporranno sempre di informazioni aggiornate. È così semplice.
Sincronizzazione con Exchange
Sincronizzazione delle prenotazioni tra
Exchange e Condeco
Condeco Sync per Microsoft Exchange consente di collegare e mantenere sincronizzati i calendari delle sale riunioni in Exchange con quelli della soluzione per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco, così da poter continuare a lavorare in un ambiente noto e familiare,Condeco Sync monitora entrambi i calendari e sincronizza automaticamente le prenotazioni effettuate, modificate o cancellate, permettendo agli utenti di prenotare le sale riunioni da qualsiasi calendario che supporti Exchange, come quelli sui telefoni cellulari o gli strumenti per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco.
Ricerca di sale riunioni in Exchange
Un’esperienza migliore per le prenotazioni delle sale riunioni basate su MS Exchange
Exchange-based room bookings
Lo strumento di ricerca di sale riunioni per Outlook consente di trovare rapidamente in Exchange le sale riunioni disponibili e aggiungere i corrispondenti inviti a un appuntamento in Outlook. La prenotazione della sala riunioni verrà quindi sincronizzata con il sistema di Condeco grazie all’integrazione offerta da Condeco Sync per Exchange.
Il componente aggiuntivo può essere scaricato da Microsoft AppSource e attivato in pochi secondi.
È disponibile per Outlook per Windows e Mac e per Outlook Web Access. È necessario utilizzare Condeco Sync.
Scopri come Sodexo ha ottimizzato i propri spazi delle sale riunioni con la soluzione per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco.
“Abbiamo collaborato con Condeco per migliorare le nostre soluzioni tecnologiche per gli spazi di lavoro, oltre che per dimostrare ai nostri clienti come possono trasformare i loro spazi di lavoro”.
Richard Priestly, Direttore della gestione delle strutture, Sodexo
DUn’esperienza piacevole per i visitatori
Con il sistema di gestione dei visitatori integrato di Condeco, il personale della reception e di accoglienza verrà automaticamente informato sui visitatori al momento della prenotazione di una riunione, permettendo loro di risparmiare tempo e lavoro.
I visitatori e le informazioni specifiche su di loro possono essere aggiunti al momento della prenotazione di una sala riunioni o successivamente. Il personale di accoglienza viene automaticamente informato e potrà notificare l’organizzatore della riunione tramite e-mail quando i visitatori arrivano.
Invio delle indicazioni su come arrivare
Condeco può inviare automaticamente a tutti i partecipanti un’e-mail contenente indicazioni specifiche su come arrivare. È anche possibile informare automaticamente i partecipanti di cambiamenti all’orario o al luogo della riunione.
I visitatori possono essere controllati quando entrano, escono o si prendono una pausa. Il personale della reception può facilmente aggiungere visitatori che arrivano non annunciati.
Stampa dei permessi per i visitatori
È possibile scattare rapidamente una foto a un visitatore o a un gruppo di ospiti e stampare i permessi. Questi permessi possono essere configurati per varie stampanti e in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.
La funzione di appello consente di produrre istantaneamente l’elenco delle persone che si trovano nell’edificio, indicando a quale riunione stanno partecipando.
Comunicazioni integrate
Semplifica la prenotazione delle videoconferenze integrando la gestione dei sistemi video con la prenotazione delle sale riunioni in una sola procedura lineare.
Una sola semplice procedura di prenotazione con Skype for Business
Se si aggiunge una sala Skype a una riunione, Condeco pianifica automaticamente la riunione Skype per tutte le sale riunioni. Tu dovrai soltanto iniziare la sessione della riunione quando arrivi. È ovviamente possibile aggiungere una riunione Skype anche senza definire delle sale Skype. Se hai già creato una riunione Skype in Outlook e aggiungi una sala Skype, questa verrà associata automaticamente.
Tutti i partecipanti riceveranno un invito nel calendario che potranno selezionare per unirsi alla riunione come più preferiscono.
Grazie a un’esperienza di prenotazione, creazione e avvio delle videoconferenze semplificata per gli utenti, questa funzionalità verrà sfruttata di più, riducendo le spese di viaggio e promuovendo la collaborazione.
Condeco è integrabile con Cisco e a breve anche con Polycom. Se hai bisogno di un’integrazione con questi fornitori, contattaci per comunicarci le tue esigenze.
Informazioni dettagliate sull’utilizzo degli spazi di lavoro
Il sistema per la prenotazione delle sale riunioni di Condeco include una soluzione di reportistica in tempo reale totalmente personalizzabile che consente di monitorare con precisione l’utilizzo delle sale riunioni.
Condeco mette a disposizione rapporti dettagliati per monitorare da vicino l’utilizzo delle sale riunioni e delle risorse, l’attività degli utenti e molto altro. In questo modo potrai prendere decisioni informate su come gestire al meglio le sale riunioni.
Prenotazioni non effettivamente utilizzate
Spesso la frustrazione più grande è data dalle persone che prenotano una sala riunioni ma poi non si presentano. Con Condeco è possibile tenere traccia di queste situazioni, identificare le persone che spesso si comportano in questo modo e determinare quante sale riunioni sono in realtà libere e possono essere utilizzate da altri molto facilmente.
È possibile monitorare i servizi di catering e i costi associati per riunioni ed eventi, assegnando codici di costo e stanziando budget per pagare le fatture o le spese interne.
È possibile sapere quanti visitatori entrano nell’edificio ogni giorno, settimana o mese, nonché tenere traccia degli orari di picco di arrivo dei visitatori e visualizzare i dati storici.
Integrazione con Microsoft PowerBI per funzioni avanzate di analisi dei dati
La soluzione di analisi delle prenotazioni delle sale riunioni di Condeco consente di creare facilmente dashboard interattivi per analisi molto utili, offrendo potenti informazioni basate sui dati storici di utilizzo delle risorse.
Integrazione con il digital signage per le sale riunioni
Gli schermi per le sale riunioni di Condeco e il sistema di orientamento sono un’elegante aggiunta allo spazio di lavoro, in quanto rendono più visibili le informazioni sulle riunioni, aiutando tutti a trovare e prenotare con facilità le sale riunioni disponibili.
Schermi per le sale riunioni
Questi eleganti touchscreen per le sale riunioni indicano con chiarezza lo stato di una sala riunioni e forniscono un’ottima interfaccia di prenotazione davanti alla porta. Le spie a LED che indicano lo stato, visibili da distante, aiutano a trovare rapidamente una sala riunioni. Gli organizzatori delle riunioni potranno accedere a questi schermi e annullare la prenotazione se non si presenta nessuno, contribuendo a mantenere più alta la disponibilità degli spazi.
Ulteriori informazioni sugli schermi per le sale riunioni
Sistema di orientamento
Visualizza informazioni sulla riunione in un formato facilmente leggibile e indicazioni semplici da seguire su un grande schermo visibile a tutti i partecipanti alla riunione. Ideale per le aree di accoglienza, il sistema di orientamento può essere configurato per riflettere il tuo marchio.
Un’unica soluzione scalabile e sicura
Questa soluzione per la gestione dell’ambiente di lavoro standardizzata e scalabile sul cloud Microsoft Azure garantisce a tutti un’esperienza coerente e piacevole, indipendentemente da dove si trovano.
Condeco meeting room booking software
Condeco meeting room booking software helps you optimize meeting room space, reduce admin time and introduce smarter booking processes to your workplace.
Promotori dell’innovazione
Come pioniere nel nostro mercato dal 2005, Condeco investe annualmente oltre il 30% delle entrate in ricerca e sviluppo, continuando a costruire sul mercato la soluzione di pianificazione dello spazio di lavoro più integrata, completa e user-friendly.
Tecnologia all’avanguardia
La nostra suite software Microsoft Azure di nuova generazione offre prestazioni, sicurezza, disponibilità e scalabilità senza confronti. Aiutandoti a fornire una piattaforma di pianificazione delle risorse standardizzata per l’intera organizzazione.
Servizi esperti
Come fornitore di servizi completi, è importante comprendere appieno le sfide del posto di lavoro. I team di vendita e assistenza per la consulenza di Condeco utilizzano la nostra vasta esperienza per offrire una soluzione che risolva efficacemente le sfide del vostro spazio di lavoro.