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De nombreuses organisations sont confrontées à une pléthore de systèmes pour gérer les réservations de salles, les réservations d’espaces de travail, les visiteurs et les services associés, tels que la restauration ou la visioconférence. Ce qui devrait être simple est complexe, traité sur de nombreuses plateformes différentes, avec des résultats variables.

Les employés sont souvent obligés de naviguer dans un paysage confus d’outils logiciels et d’informations pour accomplir des tâches simples.

Avec Condeco, vous pouvez unifier l’expérience de réservation de salles de réunion et d’espaces de travail en un seul outil simple, et ainsi éliminer les frais de gestion tout en libérant la productivité de votre personnel.

Un système – Un processus

  • La réservation de réunions complexes, notamment des visioconférences à plusieurs endroits ou des événements avec traiteur, peut facilement devenir une tâche très chronophage. Avec des changements d’horaires inévitables, la modification des réservations implique souvent de coordonner des ressources entre plusieurs systèmes. Il en résulte généralement un sentiment de frustration face au travail inutile accompli et à la perte de productivité.
  • Condeco intègre les services d’accueil, la vidéo et la gestion des visiteurs en une seule application transparente. L’ensemble du processus devient facile à gérer, même lors des réunions les plus complexes. Condeco gère tous les tracas liés à la reprogrammation des réunions, à la mise à jour des commandes de service et à la communication avec les fournisseurs. Les employés gagnent ainsi du temps et s’épargnent bien des tâches fastidieuses.

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Le saviez-vous?

68% des chefs d’entreprise estiment que les employés accordent de plus en plus d’importance à l’apparence de l’espace de travail et à sa convivialité.

« L’attente des bâtiments intelligents pour rattraper les utilisateurs intelligents sera enfin terminée: l’immobilier «en temps réel» commencera à intégrer de manière transparente une gamme de technologies dans le lieu de travail pour répondre aux besoins individuels. »

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Intégration dans le flux de réservation des employés

  • Trouver une heure de réunion qui convient à tout le monde peut être particulièrement difficile. Il devrait pourtant être facile de trouver une salle, et de prendre toutes les autres dispositions nécessaires comme ajouter un service de traiteur ou signaler l’arrivée des visiteurs.
  • Avec Condeco, vous pouvez intégrer la réservation de salles dans Microsoft Outlook. Il vous est alors possible de réserver des salles de réunion et des services associés directement à partir de votre calendrier Outlook.
  • Trouvez facilement une salle disponible et réservez-la, le tout à partir de la fenêtre de rendez-vous dans Outlook. En quelques étapes seulement, ajoutez des services supplémentaires, tels que la restauration, la visioconférence ou d’autres services. Si les détails de votre réunion changent, vous pouvez tranquillement faire des ajustements en un seul clic grâce à Condeco.

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Favoriser la mobilité

  • Tout le monde admet qu’il est stressant d’oublier de réserver une salle pour une réunion importante. En déplacement, il peut vous être difficile d’accéder à votre ordinateur.
  • Avec les applications mobiles de Condeco pour iOS et Android, il est facile de trouver des salles et des bureaux disponibles, de gérer des réservations ou même de localiser des collègues. Si une réunion déborde, il est inutile de prolonger la réservation par téléphone. Vous pouvez même vérifier instantanément et en temps réel la disponibilité de vos salles préférées, et les réserver en quelques clics.

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Collaboration transparente

  • Les visioconférences se sont révélées plus productives que les conférences téléphoniques : la collaboration à distance est donc l’avenir. Lors de la réservation de salles de réunion avec visioconférence, il ne devrait pas y avoir de processus d’appel distinct.
  • Grâce à notre intégration Skype Entreprise, il est facile de planifier une réunion Skype Entreprise dans le cadre de votre réservation. Sélectionnez deux ou plusieurs salles équipées de Skype Entreprise. Condeco planifie ensuite automatiquement la réunion Skype avec les salles invitées dans le compte Skype de l’utilisateur. Vous pouvez ainsi gagner un temps précieux et offrir une expérience transparente à tous les participants, présents ou distants. Nous proposons également des intégrations avec d’autres systèmes de visioconférence.

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Améliorer le wayfinding

  • La difficulté n’est pas uniquement d’offrir une expérience efficace de réservation de salles et de bureaux. De nombreuses organisations rencontrent également des difficultés à assurer la visibilité des réservations et à proposer une orientation claire dans l’espace de travail lui-même, ce qui entraîne souvent des conflits entre collègues au sujet de qui a réservé quoi.
  • Notre suite d’écrans tactiles numériques pour salles de réunion et bureaux indique clairement quels espaces sont libres et lesquels sont réservés, éliminant ainsi toute confusion.
  • Les panneaux d’orientation (Wayfinding) aident chacun à trouver son espace de réunion. Pour les plus grands bâtiments et les campus, il est facile de relier des applications de wayfinding numériques tierces à notre application mobile, et de s’assurer ainsi que personne ne reste en quête de sa salle de réunion.

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Gestion efficace du changement

  • Il peut être difficile d’introduire de nouveaux systèmes métiers : les employés sont en effet alors souvent contraints à se familiariser à des plateformes entièrement nouvelles et à s’adapter à de nouveaux processus. La fonctionnalité d’intégration de Condeco peut contribuer à limiter au maximum le changement.
  • Avec la synchronisation Condeco, vous pouvez introduire la réservation de salles de réunion tout en conservant les logiciels de bureau existants et courants comme Microsoft Outlook. Le module de synchronisation se connecte aux calendriers de réservation de salles de MS Exchange 365, et synchronise les réservations avec le calendrier correspondant dans Condeco. Vous pouvez ainsi proposer des fonctionnalités plus complexes à certains utilisateurs, tels que les assistants de direction, et maintenir les autres utilisateurs dans l’environnement dans lequel ils sont déjà à l’aise.

Comment améliorer les expériences de réservation d’espaces de travail et augmenter la productivité?

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Le lieu de travail moderne 2019/20

Le lieu de travail est l’endroit où les gens passent le plus clair de leur temps. La façon dont ils réagissent à cet environnement a un impact significatif sur leur productivité, leur satisfaction au travail et leur bien-être.

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