Logiciel de gestion de bureau
Les technologies de planification des espaces de travail permettent d’assurer le retour au bureau en maintenant la sécurité et la flexibilité des employés.
Retour à la nouvelle norme.
Accueillir les employés au bureau demande une gestion prudente afin qu’ils puissent suivre les directives gouvernementales en cours et leur permettre de se distancier physiquement et de se protéger. Avec une grande partie des collaborateurs qui cherche à réduire leurs temps de trajet et à travailler de manière plus flexible, le nouveau bureau normal deviendra un lieu de collaboration et de rencontre avec les clients, à tel point que la façon dont les bureaux, les espaces de travail et leur désinfection seront encadrés changera considérablement.
Défis clés résolus
Notre solution de réservation d’espace de travail permet une distanciation physique sur le lieu de travail en contrôlant l’espace et la capacité pour garantir que les employés ne soient pas exposés au risque.
Réduisez la densité de l’espace de travail
Répartissez la densité des bureaux et des espaces de travail pour répondre aux exigences de distanciation physique.
Contrôlez l’espace et la capacité
Limitez le nombre d’employés qui entrent au bureau en réduisant la capacité de réservation de bureaux.
Assainissement efficace de l’espace de travail
Planifiez la désinfection après que les bureaux aient été utilisés pour assurer la santé et la sécurité des employés.
Traçabilité des contacts au bureau
Retracez l’utilisation des espaces de travail et créez une piste d’audit complète pour permettre une traçabilité efficace des contacts.
Moins de bureaux
Travailler avec moins de bureaux
La création d’espace supplémentaire entre les bureaux pour permettre la distanciation physique signifie que vous devez accueillir plus d’employés dans l’espace disponible qu’il vous reste.
- Condamnez facilement certains bureaux à l’aide du système selon vos besoins pour créer plus de distance et d’espace.
- Permettez aux collaborateurs de réserver leur espace de travail pour assurer l’éloignement physique, la propreté et la traçabilité des contacts.
Donner de la flexibilité
Donnez de la flexibilité à vos employés
Il est important de donner aux employés la possibilité de choisir les jours où ils veulent travailler au bureau et l’emplacement où ils souhaitent s’installer lorsqu’ils y sont.
Les employés peuvent faire une réservation de bureau via l’interface Web ou l’application mobile. Ils peuvent rechercher un espace approprié et le réserver pour plusieurs jours. Ils peuvent facilement signaler les jours où ils envisagent de travailler à domicile pour informer leurs collègues de l’endroit où ils se trouvent.
Bureaux privés
Gérer des bureaux cloisonnés
Des bureaux privés peuvent être ouverts à la réservation par les employés si un espace supplémentaire est nécessaire ou attribué à une personne spécifique dans le système.
Les bureaux privés réservables sont gérés de la même manière que les bureaux en open space et nécessitent qu’un utilisateur recherche et réserve le bureau privé pour une journée complète ou une série de jours complets.
Espaces fermés
Condamnez des espaces à grande vitesse
Parfois, un bureau, une salle de réunion ou une zone entière doit être fermé en urgence pour être nettoyé en profondeur. Nous offrons la possibilité de condamner rapidement l’espace si une zone représente un risque.
Les réservations au sein des espaces fermés sont annulées automatiquement tandis que les réservations en dehors de la période de fermeture ne sont pas affectées. Des notifications peuvent ensuite être envoyées à tous ceux qui ont une réservation de bureau dans cette zone, les informant qu’ils doivent prendre d’autres dispositions.
Réservation d’espaces de travail
Appliquer la réservation d’espace de travail
Gérez tous les espaces de travail, qu’ils soient attribués ou réservables par les collaborateurs.
Tous les employés doivent réserver leur espace de travail à l’avance, et les détails de la réservation sont stockés par le logiciel pour le suivi des contacts et les rapports.
La page d’accueil de l’application Condeco et l’application mobile fournissent des références rapides et des mises à jour au personnel sur l’état de leur réservation, toute modification des réservations, des informations si un contact a été potentiellement établi avec des personnes infectées ou des notifications sur les fermetures d’espaces.
Notifications automatiques
Notifications automatiques de fermeture d’espace
Envoyez des notifications automatiques à tous ceux qui ont réservé un bureau ou une salle de réunion pour les informer qu’ils doivent trouver un autre bureau disponible ou travailler à domicile. La nouvelle réservation étant gérée via le portail Web et l’application mobile, les employés ne doivent pas quitter leur domicile sans avoir trouvé un autre bureau.
Application mobile
Application mobile facile à utiliser
Trouver un espace pour travailler peut se faire à l’aide d’une recherche simple, ou directement à partir d’un plan d’étage qui affiche les bureaux disponibles et les bureaux privés qui sont mis à disposition, ils peuvent être réservés sur l’application par les collaborateurs.
Les employés peuvent soit réserver un espace disponible dans au bureau, soit se marquer comme « travaillant à domicile» ou comme «ne travaillant pas» un jour donné. Le nombre de jours de réservation de bureaux ou de bureaux privés est déterminé en fonction du crédit hebdomadaire ou mensuel accordée à l’employé.
Trouver des collègues
Voyez où tout le monde travaille
Comme les effectifs seront toujours répartis sur différents sites, les employés peuvent également rechercher facilement leurs collègues et savoir s’ils travaillent au bureau, à la maison ou pas du tout, ce qui permet une meilleure collaboration. S’ils sont au bureau, ils peuvent retrouver facilement leurs collègues sur un plan d’étage.
Assainissement efficace des locaux
Il est essentiel de veiller à ce que les espaces de travail soient maintenus propres entre les utilisations pour empêcher toute propagation possible de l’infection et empêcher l’utilisation des espaces jusqu’à ce que les processus de désinfection aient lieu.
Le système déclenche une demande de nettoyage pour les bureaux après leur utilisation. Un espace nécessite un nettoyage de base si la même personne utilise le même bureau plusieurs jours d’affilés mais requiert un nettoyage en profondeur dans le cas où une autre personne viendrait à utiliser le même espace.
Etat de la disponibilité en temps réel
Les espaces propres sont automatiquement marqués dans le système comme réservables pour les employés.
Si un espace n’est pas nettoyé à temps, la prochaine réservation sera annulée et l’utilisateur concerné notifié par e-mail et notification mobile.
Tableau de bord de nettoyage de bureau
Pour les fournisseurs de services de nettoyage, notre tableau de bord génère un ordre de travail de nettoyage qui peut être consulté en temps réel. Une fois la prestation effectuée, ils peuvent fermer le bon de travail, en changeant automatiquement le statut en « propre ».
Les pistes d’audit des annulations peuvent surveiller les performances et l’efficacité du prestataire de services de nettoyage.
Les bureaux aux alentours
Reconstituez les espaces de travail à proximité
Lors de la planification d’une visite au bureau, tous les employés doivent réserver un bureau à l’avance pour s’assurer qu’il existe un enregistrement de la réservation dans la base de données et pour assurer le contact tracing.
Les bureaux sont regroupés en groupes et le système contient des informations sur les bureaux adjacents à des fins de rapport.
Rapports de traçabilité des contacts
Compiler rapidement des rapports de suivi des contacts
Un rapport de traçabilité des contacts peut être créé en fournissant des détails sur les employés qui travaillaient à proximité ou ont assisté à une réunion d’un employé ayant été testé positif.
Le rapport peut être transmis aux RH ou à d’autres équipes internes sélectionnées afin qu’elles soient au courant de la situation et puissent prendre les mesures appropriées.
Suivi des mises à jour
Fournir des mises à jour de suivi des contacts
Des mises à jour de suivi des contacts seront également fournies sur le profil de l’employé via le portail Web et l’application mobile, afin qu’il soit averti s’il a potentiellement eu des contacts avec quelqu’un qui a signalé des symptômes.
Pour les employés
- Ils peuvent profiter de la flexibilité et du choix de travailler au bureau ou à domicile, permettant la collaboration tout en réduisant les défis liés aux déplacements et aux engagements personnels.
- Des directives claires sur le moment où ils peuvent se rendre au bureau, où ils peuvent travailler en toute sécurité et l’assurance que leur espace de travail est correctement désinfecté et sûr à utiliser inspireront toute la confiance des employés.
- Leur risque d’infection peut être réduit en s’assurant que l’espace de travail est correctement conçu pour répondre aux exigences de distanciation physique et en les tenant informés de tout contact potentiel avec un collègue infecté.
Pour les entreprises
- Fournir une solution basée sur la technologie vous aide à gérer avec succès le retour des employés dans un environnement de travail radicalement modifié.
- Vous pouvez vous assurer que la distance physique est maintenue en diminuant la densité de l’espace de travail et réduire le risque de propagation de Covid-19, vous aidant ainsi à gérer facilement le nombre d’employés autorisés au bureau à tout moment.
- Assurer la désinfection de l’espace de travail avec les flux de travail des fournisseurs, la surveillance et la gestion des coûts vous aidant à garantir la sécurité des employés.
- La traçabilité des contacts vous aide à maîtriser la propagation des infections en suivant de près les endroits où les employés se sont installés et qui se trouvait à proximité.
Mise en service facilitée
L’assistance que nous pouvons vous fournir tout au long de votre processus de retour au travail va bien au-delà de notre offre logicielle complète. La première étape consiste à travailler avec notre équipe de consultants et à décider de la solution qui résout le mieux vos défis. Ensuite, notre équipe d’experts dévoués est là pour vous aider à chaque étape du processus et soutenir votre cheminement vers un environnement de bureau post-Covid-19 qui a du sens pour votre entreprise.
Commencez aujourd’hui!
Notre équipe d’experts se fera un plaisir de vous aider à ramener votre entreprise à la nouvelle norme. Que vous soyez prêt à adopter une technologie basée sur le cloud pour gérer votre environnement, ou que vous souhaitiez simplement des conseils informels sur vos options, contactez-nous aujourd’hui et discutons de la façon dont nous pouvons vous aider à transformer votre façon de travailler.
