Étude de cas: BNP Paribas

Découvrez comment le logiciel de réservation de salles de réunion a permis à BNP Paribas Real Estate de réduire le nombre de réservations fantômes et de mettre en place un meilleur processus de réservation de salles de réunion pour ses employés.

BNP Paribas Real Estate est une division du groupe de services financiers BNP Paribas spécialisée dans les solutions intégrées ou ciblées à destination de clients locaux et internationaux. La société figure parmi les principaux acteurs du marché des services immobiliers, opère dans 38 pays, emploie 3 700 personnes et enregistre un chiffre d’affaires de 716 millions d’euros.

Problématique

BNP Paribas Real Estate voulait réserver des salles de réunion directement dans Microsoft Outlook, afin d’éviter que des salles réservées ne soient finalement jamais utilisées. L’entreprise utilisait déjà un système de réservation de salles autonome, ce qui obligeait les employés à organiser la réunion dans leur messagerie, inviter les participants, puis à se connecter à l’application de réservation pour retenir une salle de réunion. Cette méthode s’est vite révélée problématique, car de nombreux employés oubliaient de réserver la salle après avoir organisé la réunion, ou ne répercutaient pas des modifications sur les deux plateformes, ce qui semait la confusion et se soldait souvent par des salles vides.

BNP Paribas Real Estate UK cherchait un système qui s’intégrerait parfaitement avec Microsoft Outlook et qui pourrait être installé dans huit de ses bureaux, afin de gérer vingt salles de réunion.

« Le nouveau système répond parfaitement à nos besoins. Il est simple à utiliser et nos utilisateurs ont rarement besoin de notre aide. »

— Anthony Shama, Directeur du développement logiciel, BNP Paribas

Screen

Solution

Le logiciel de réservation de salles Condeco a été installé dans les huit bureaux de BNP Paribas Real Estate au Royaume-Uni. La mise en œuvre s’est déroulée rapidement et sans accroc. Condeco a dispensé une courte formation à l’équipe d’administration, qui a trouvé le nouveau logiciel intuitif et simple à utiliser. Seules quelques membres de l’organisation ont accès à l’application Web de Condeco, car BNP Paribas Real Estate préférait que les employés utilisent uniquement Microsoft Outlook pour organiser les réunions et réserver les salles, grâce au module complémentaire Outlook de Condeco.

Les employés ont été surpris par la simplicité avec laquelle ils ont pu organiser des réunions. Dans la plupart des cas, ils n’ont qu’une page à remplir pour réserver une salle de réunion. Si l’organisateur souhaite utiliser des équipements supplémentaires pendant la réunion, il peut en faire la demande depuis ce même formulaire de réservation. Il peut aussi recevoir des notifications relatives à sa réunion, notamment des rappels concernant la date, l’heure et l’installation des équipements supplémentaires.