Hacia atrás para Clientes de Condeco y estudios de casos

Ricoh.

Condeco ayudó a Ricoh a demostrar que su oficina de Brístol, Reino Unido, podía utilizarse de forma más eficiente, y la solución de Condeco contribuyó a ahorrar el 50% del espacio.

Ricoh es una empresa tecnológica global especializada en equipos de tratamiento de imágenes para oficina, soluciones de impresión para producción, sistemas de gestión de documentos y servicios informáticos.

Desafío

Ricoh pretendía transformar sus espacios de trabajo, y como el contrato de arrendamiento de su oficina de Brístol estaba a punto de expirar, aprovecharon la oportunidad para evaluar la propiedad actual y su huella. El edificio actual ha estado en la cartera de Ricoh durante muchos años y ha funcionado razonablemente bien, pero no ha promovido suficientemente su visión de la innovación, la colaboración o la movilidad del personal.

Para utilizar con acierto el espacio y desarrollar el espacio de trabajo deseado, Ricoh necesitaba datos para reorientar el nuevo plan de oficina y reconfigurarlo de la forma más eficiente posible, mejorando la productividad y agilizando las operaciones.

El uso del edificio se registró en diferentes momentos del día, a través de una muestra aleatoria. Este resultado se comparó con el número de personas registradas en Recursos Humanos y en la división informática para definir la tasa de utilización media. La información obtenida del ejercicio no era lo suficientemente fiable como para convencer a la alta dirección de la reubicación; se requería un estudio más preciso.

«Estábamos deseosos de transformar nuestros espacios de trabajo en áreas de colaboración rentables que complementaran la innovación; las soluciones de Condeco nos permitieron apuntalar nuestras decisiones con datos clave y estadísticas relevantes».

— Derek Bray, Responsable de Gestión Inmobiliaria e Instalaciones en Ricoh

Screen

Solución

Ricoh decidió explorar los sensores de ocupación de espacios de trabajo Condeco como solución. El estudio de sensores de Condeco ha permitido a Ricoh calibrar mejor el uso de todas las salas de reuniones y puestos de trabajo del edificio.

Se colocaron sensores de Condeco en cada sala de reuniones, para medir el uso y la ocupación de cada una. También se colocaron en cada puesto de trabajo, para tener una idea de cómo se utilizaba la oficina a diario. Cada uno de los sensores recogía datos por minuto, lo que reflejaba una imagen más precisa de la forma en que los empleados de Ricoh utilizaban el espacio de oficina.

Los resultados de la recogida de datos de los sensores se presentaron a través del portal en línea Condeco Sense, lo que permitió a Ricoh ver fácilmente las estadísticas de cada sala y cada puesto de trabajo por día, semana o mes.

Los datos de las salas de reuniones demostraron que, por término medio, las salas solo se utilizaban el 39 % del tiempo. Revelaron a la empresa que la sala más grande, con capacidad para 10 personas, generalmente solo estaba ocupada por tres personas o menos. Muy a menudo solo una persona utilizaba la sala durante todo el día, presumiblemente como oficina, lo que ilustraba que el nuevo espacio de trabajo requería una mayor variedad de áreas privadas más pequeñas.

Los datos de puestos de trabajo capturados por Condeco también indicaban una baja tasa media de utilización de los puestos de trabajo, inferior al 30 %; los períodos de máxima ocupación tan solo alcanzaron un máximo del 51 %. Los datos revelaron que el 58 % de los puestos de trabajo de Ricoh se utilizaban menos del 20 % del tiempo. Esto puso de manifiesto la necesidad de que Ricoh transformara su oficina para asegurarse de que racionalizaba al máximo el uso del espacio.