Fallstudie: Hessische Ministerium
Das Hessische Ministerium für Soziales und Integration ist Teil der Landesregierung in Hessen und ist zuständig für Themenbereiche wie Gesundheit, Familie, Soziales, Arbeit, Asyl und Integration. Mit seinen rund 400 Beschäftigen hat das Ministerium seinen Hauptstandort im Herzen der Landeshauptstadt Wiesbaden.
Die Verwaltung von Meetingräumen war sehr umständlich und viele Prozesse waren von einander abhängig. Die Meetingraum Reservierung in Kombination mit Catering und Einladungen musste jedes Mal separat getätigt werden. Der Prozess hatte keine Struktur und war sehr intransparent, was die Arbeit unnötig erschwerte.
Die Herausforderung
Das Hessische Ministerium für Soziales und Integration hat Anfang 2018 neue Räumlichkeiten bezogen. Der Umzug, die Umstrukturierung und der Wunsch nach Innovation und Modernisierung haben dazu geführt, dass sich das Hessische Ministerium für Soziales und Integration nach Raumbuchungslösungen umgeschaut hat. Auf der Suche nach einer guten Kombination aus modernen digitalen Raum- Schildern und eingängiger Buchungs- und Verwaltungssoftware hat Condeco Software am meisten überzeugt.
„Durch die Digitalisierung aller Meetingräume haben wir endlich klare und einfache Prozesse, die uns nicht mehr die Zeit rauben und unnötig Arbeit verursachen. Das Raumbuchungssystem von Condeco Software hat unseren Alltag wesentlich vereinfacht und die Prozesse optimiert.“
– Jens D, Hessisches Ministerium für Soziales und Interg
Die Lösung
Nach Bezug der neuen Räumlichkeiten und langer Recherche ist die Entscheidung auf Condeco Software gefallen. Kein anderer Anbieter hatte die passende Lösung, mit allen benötigten und wichtigen Feinheiten. Die Anforderung an Raummanagementsoftware und Türschild-Hardware für Meetingräume aus einer Hand, kann Condeco Software leicht abbilden. Das Hessisches Ministerium für Soziales und Integration hat die Raumbuchungssoftware bei 20 Meetingräumen implementiert, 16 Digitale Türschilder für Meetingräume angebracht. Auf zwei großen Wayfinder wird die aktuelle Meeting-Situation visualisiert und der Weg zu den Meetingräumen dargestellt.
Verwendete Produkte
Raumbuchungssystem
Digitale Türschilder für Besprechungsräume
Ergebnisse
0
Bürostandorte0
Besprechungsräume werden mit Condeco verwaltet0
digitale Türschilder wurden installiertDie Kolleginnen am Empfang müssen sich nun nicht mehr mit Meetingraumbuchungen auseinandersetzen und können sich wieder auf das wesentlich konzentrieren. Jeder Mitarbeiter kann sein Meetingraum selbst reservieren, verwalten, Einladungen rausschicken oder bei Bedarf wieder stornieren. Der Prozess ist nun transparent und für alle Mitarbeiter zugänglich. Ständige Rückfragen oder Systemfehler wurden minimiert.
